Project Procurement Management (Manajemen Pengadaan Proyek)

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi.

Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”.

Tahapan Manajemen Pengadaan

1. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan 
   Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak.
   
2. Perencanaan kontrak kerja sama 
   Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW.
   
3. Permintaan respon dari distributor 
   Proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual
   
4. Memilih Distributor 
   Proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan negosiasi
   
5. Administrasi kontrak kerja sama 
   Formalisasi pernyataan kerja sama
   
6. Penutupan Kontrak

Tinjauan Umum Manajemen Pengadaan

Rencana Manajemen Pengadaan

Informasi yang terkandung di dalamnya :

• Tuntunan tipe kontrak yang akan digunakan dalam berbagai situasi. 
• Template yang akan digunakan untuk dokumen-dokumen manajeman pengadaan ( mis RFP, SOW, dsb). 
• Tuntunan untuk membuat struktur WBS bagi supplier.
• Peran dan Tanggung jawab setiap anggota tim proyek.
• Tuntunan untuk menggunakan estimasi independen yang akan digunakan pada saat mengevaluasi penjual/distributor. 
• Saran dalam mengelola multiple providers. 
• Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan. 
• Hambatan dan asumsi berkaitan dengan pembelanjaan dan perolehan. 
• Waktu terawal untuk belanja.
• Strategi menghambat resiko dalam pembelanjaan. 
• Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified supplier. 
• Parameter pengadaan untuk menilai penjual dan pengelolaan kontrak.

Alat dan Teknik Dalam Perencanaan Belanja dan Pengadaan

1. Make or Buy Analysis 
2. Expert Judgement 
3. Types of Contract 
4. Procurement Management Plan 
5. Contract Statement of Work ( SOW )

Sumber:

http://imeldas.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2010/05/MPTI12.ppt