Project Communication Management (Manajemen Komunikasi Proyek)

Komunikasi Proyek Manajemen Pengetahuan daerah menyediakan link penting antara orang, gagasan, dan informasi pada semua tahap dalam siklus hidup proyek. Manajer proyek harus menghabiskan sekitar 90% dari waktu mereka berkomunikasi. Proses formal membantu dalam pengambilan keputusan dan membantu untuk mencapai proyek yang sukses.

Proses Manajemen Komunikasi Proyek adalah:

• Perencanaan Komunikasi
  Komunikasi perencanaan adalah proses memastikan kebutuhan informasi dan komunikasi stakeholder proyek. Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan.
• Distribusi Informasi
  Distribusi Informasi adalah proses meyakinkan para stakeholder proyek memiliki informasi yang dibutuhkan tersedia secara tepat waktu. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana.
• Pelaporan kinerja
  Pelaporan Kinerja adalah proses mengumpulkan dan mendistribusikan informasi proyek kinerja termasuk pelaporan status, pengukuran kemajuan, dan peramalan. Proses ini terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup.
• Mengelola Stakeholder
  Mengelola Stakeholder terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.

Ini adalah ide yang baik untuk mengingat bahwa kegiatan dan tanggung jawab dalam proses di atas akan tergantung pada proyek di tangan. Sebuah proyek yang lebih kecil jelas tidak akan memiliki standar komunikasi yang sama sebagai proyek yang lebih besar. Titik penting adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat, dan perhatian dari persyaratan proyek. Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi untuk berhasil menerapkan strategi komunikasi proyek Anda. Selain meyakinkan stakeholder informasi dan terlibat dalam proyek.

Perencanaan komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal. Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti penduduk sekitar lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek.Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi elektronik seperti handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik). 

Bentuk komunikasi internal yang kedua adalah tertulis atau tidak tertulisnya komunikasi. Untuk komunikasi tertulis dapat berupa memo atau surat pemberitahuan, sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis adalah bentuk komunikasi yang langsung dilakukan kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi internal yang ketiga adalah komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal. Untuk komunikasi vertikal merupakan instruksi seperti komunikasi project manager (PM) kepada site manager (SM), sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi seperti komunikasi quality control (QC) dengan safety officer.

Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antar lain :

• Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders
• Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level detailnya
• Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang dimaksud
• Orang yang harus menerima informasi yang dimaksud
• Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi,misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst
• Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsb
• Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek
• Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level bawah dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi.
• Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek.

Isu penting dalam Distribusi Informasi:

• Penggunaan teknologi
• Cara formal atau informal
• Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu
• Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
• Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok
• Teknik menyampaikan berita “buruk”
• Pengaturan jumlah jalur komunikasi

Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :

• Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai rencana,dsb).
• Progress reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin.
• Peramalan, berisi gambaran kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah dikerjakan sampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalan.

Sumber:
http://xyz2110.blogspot.com/2012/01/project-communication-management.html
http://ayuntebox.blogspot.com/2012/01/tugas-manajemen-proyek-resiko-minggu-ke.html