Kemajuan
dan perkembangan dalam perindustrian telah mendorong untuk melakukan
beberapa aspek pengelolaan dan manajemen yang dituntut memiliki kinerja,
kecermatan, ekonomis, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan
yang tinggi dalam mengelola harapan . Manajemen suatu kegiatan baik
investasi kecil maupun besar dalam
skala proyek memerlukan suatu metode yang sudah teruji, sumber daya
yang berkualitas dan penerapan ilmu pengetahuan yang tepat. Proyek
merupakan gabungan seperti sumber daya manusia, material, machine dan
modal/biaya dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai tujuan
dalam sasaran dan tujuan. Sifat dari suatu proyek adalah bersifat
sementara dan dalam kurun waktu yang dibatasi. Suatu proyek biasanya
terjadi karena suatu keperluan yang mendesak karena tuntutan
pengembangan dari suatu lokasi tertentu.
Definisi Proyek dan Manajemen Proyek
- Proyek adalah usaha/pekerjaan sementara yang dilakukan untuk membuat sebuah produk,servis atau hasil yang unik [Information Technology Project Management, 4th ed, Kathy Schwalbe]
- Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. [Managing Information Technology Projects, Graham McLeod & Derek Smith]
Manajemen proyek itu suatu
disiplin ilmu pada era tahun 1950-an, Amerika merupakan bangsa yang pertama
kali menggunakan ilmu manajemen proyek. Henry Gantt, dapat dikatakan bapak dari
ilmu manajemen proyek, dan namanya pun menjadi metode yang digunakan, bernama
“Gantt Chart”.
Definisi dari manajemen proyek yaitu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan ketrampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja. Dalam manajemen proyek, perlunya pengelolaan yang baik dan terarah karena suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek bisa tercapai. Yang perlu dikelola dalam area manajemen proyek yaitu biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.
Manajemen proyek mempunyai keuntungan antara lain:
- Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab.
- Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin.
- Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan.
- Mengidentifikasi metode analisa peramalan.
- Mengukur prestasi terhadap rencana.
- Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan.
- Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana.
- Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui.
Hal-hal yang perlu
diperhatikan untuk menciptakan dan mengelola sebuah proyek:
1. Perencanaan
Untuk mencapai tujuan, sebuah
proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar
tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis
dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan
spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan
kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa
nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan
keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.).
2. Penjadwalan
Merupakan implementasi dari
perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan
proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material),
durasi dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek
mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses
monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang
realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola
penjadwalan proyek, yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan Linear
(diagram Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi
penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan
koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.
3. Pengendalian Proyek
Pengendalian mempengaruhi
hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu meminimalisasi
segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan
dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan
keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang
dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan,
koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.
Pengelola dalam sebuah proyek
disebut sebagai Proyek Manager (PM), Proyek Manager bertanggung jawab untuk
mengatur dan mengawasi semua kegiatan pelaksanaan proyek, agar sesuai dengan
standart kualitas, biaya dan waktu. Dan tentunya selalu bertanggung jawab untuk
selalu berkomunikasi dengan tim, atasan (owner),
dan pelanggan (user). Maksudnya manajer harus mampu memberikan
contoh tehnik, mampu mengambil keputusan yang tepat, dan pemimpin yang dapat
memberikan informasi berupa laporan kepada atasan.
Selain memiliki keuntungan,
manajemen proyek juga mempunyai kendala, beberapa diantaranya yang paling umum
adalah:
- Besarnya Biaya (Anggaran) yang dialokasikan sangat minim.
- Jadwal yang harus dipenuhi tanpa kelonggaran.
- Mutu yang harus dipenuhi tidak sinkrn dengan anggaran.
- Siklus Penentuan, tentukan permasalahan secara detil, teliti dengan tujuan adanya proyek, buat tim yang solid mengerti dan dapat bertanggung jawab atas proyek.
- siklus perencanaan, periksa kembali apakah proyek pernah dijalankan, buat jadwal pelaksanaan proyek, rinci manfaat dari proyek, kualitas dari proyek, dan budget/anggaran yang diperlukan.
- Siklus Eksekusi, tahapan implementasi dari proyek, dan hasil fisik/ produk yang dihasilkan harus berwujud. Waktu dan biaya pun telah digunakan, sudah dapat diukur sejauh mana proyek yang selama ini dilakukan.
- Siklus Training dan Penutupan, proyek harus diperkenalkan kepada pelanggan dan harus diperkenalkan oleh user (dengan cara diberi pelatihan), identifikasi proyek dan buat laporan proyek berupa template proyek.
Sumber:
No comments:
Post a Comment