Project Procurement Management (Manajemen Pengadaan Proyek)

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi.

Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”.

Tahapan Manajemen Pengadaan

1. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan 
   Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak.
   
2. Perencanaan kontrak kerja sama 
   Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW.
   
3. Permintaan respon dari distributor 
   Proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual
   
4. Memilih Distributor 
   Proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan negosiasi
   
5. Administrasi kontrak kerja sama 
   Formalisasi pernyataan kerja sama
   
6. Penutupan Kontrak

Tinjauan Umum Manajemen Pengadaan

Rencana Manajemen Pengadaan

Informasi yang terkandung di dalamnya :

• Tuntunan tipe kontrak yang akan digunakan dalam berbagai situasi. 
• Template yang akan digunakan untuk dokumen-dokumen manajeman pengadaan ( mis RFP, SOW, dsb). 
• Tuntunan untuk membuat struktur WBS bagi supplier.
• Peran dan Tanggung jawab setiap anggota tim proyek.
• Tuntunan untuk menggunakan estimasi independen yang akan digunakan pada saat mengevaluasi penjual/distributor. 
• Saran dalam mengelola multiple providers. 
• Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan. 
• Hambatan dan asumsi berkaitan dengan pembelanjaan dan perolehan. 
• Waktu terawal untuk belanja.
• Strategi menghambat resiko dalam pembelanjaan. 
• Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified supplier. 
• Parameter pengadaan untuk menilai penjual dan pengelolaan kontrak.

Alat dan Teknik Dalam Perencanaan Belanja dan Pengadaan

1. Make or Buy Analysis 
2. Expert Judgement 
3. Types of Contract 
4. Procurement Management Plan 
5. Contract Statement of Work ( SOW )

Sumber:

http://imeldas.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2010/05/MPTI12.ppt

Project Risk Management (Manajemen Risiko Proyek)

Manajemen risiko adalah suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan risiko kepada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi efek negatif risiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko tertentu. Manajemen risiko tradisional terfokus pada risiko-risiko yang timbul oleh penyebab fisik atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian, serta tuntutan hukum. Manajemen risiko keuangan, di sisi lain, terfokus pada risiko yang dapat dikelola dengan menggunakan instrumen-instrumen keuangan.

Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk mengurangi risiko yang berbeda-beda yang berkaitan dengan bidang yang telah dipilih pada tingkat yang dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa berbagai jenis ancaman yang disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia, organisasi dan politik. Di sisi lain pelaksanaan manajemen risiko melibatkan segala cara yang tersedia bagi manusia, khususnya, bagi entitas manajemen risiko (manusia, staff, dan organisasi).

Dalam perkembangannya Risiko-risiko yang dibahas dalam manajemen risiko dapat diklasifikasi menjadi

• Risiko Operasional
• Risiko Hazard
• Risiko Finansial
• Risiko Strategik

Hal ini menimbulkan ide untuk menerapkan pelaksanaan Manajemen Risiko Terintegrasi Korporasi (Enterprise Risk Management).

 

Project Communication Management (Manajemen Komunikasi Proyek)

Komunikasi Proyek Manajemen Pengetahuan daerah menyediakan link penting antara orang, gagasan, dan informasi pada semua tahap dalam siklus hidup proyek. Manajer proyek harus menghabiskan sekitar 90% dari waktu mereka berkomunikasi. Proses formal membantu dalam pengambilan keputusan dan membantu untuk mencapai proyek yang sukses.

Proses Manajemen Komunikasi Proyek adalah:

• Perencanaan Komunikasi
  Komunikasi perencanaan adalah proses memastikan kebutuhan informasi dan komunikasi stakeholder proyek. Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan.
• Distribusi Informasi
  Distribusi Informasi adalah proses meyakinkan para stakeholder proyek memiliki informasi yang dibutuhkan tersedia secara tepat waktu. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana.
• Pelaporan kinerja
  Pelaporan Kinerja adalah proses mengumpulkan dan mendistribusikan informasi proyek kinerja termasuk pelaporan status, pengukuran kemajuan, dan peramalan. Proses ini terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup.
• Mengelola Stakeholder
  Mengelola Stakeholder terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.

Ini adalah ide yang baik untuk mengingat bahwa kegiatan dan tanggung jawab dalam proses di atas akan tergantung pada proyek di tangan. Sebuah proyek yang lebih kecil jelas tidak akan memiliki standar komunikasi yang sama sebagai proyek yang lebih besar. Titik penting adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat, dan perhatian dari persyaratan proyek. Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi untuk berhasil menerapkan strategi komunikasi proyek Anda. Selain meyakinkan stakeholder informasi dan terlibat dalam proyek.

Perencanaan komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal. Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti penduduk sekitar lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek.Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi elektronik seperti handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik). 

Project Human Resource Management (Manajemen Sumber Daya Proyek)

Manajemen Sumber Daya Manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal. MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin - dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Manajemen sumber daya manusia juga dapat didefinisikan sebagai suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya. 

 

1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection

• Persiapan
  Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan / forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya.
  Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa tenaga kerja, dan lain sebagainya.
  
• Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
  Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.
  
• Seleksi tenaga kerja / Selection
  Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup / cv / curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.

Project Cost Management (Manajemen Biaya Proyek)

Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan atau yang tidak dapat dihindari, untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Atau dapat juga diartikan sesuatu yang nantinya akan ditukarkan (dengan keuntungan tertentu). Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter, seperti dolar. Manajemen Biaya proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek ini selesai dalam anggaran yang disetujui.

Tahapan Manajemen Biaya Proyek

1. Cost estimating: membuat sebuah estimasi dari biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
2. Cost budgeting: mengalokasikan semua estimasi biaya tersebut pada tiap paket kerja untuk membuat sebuah baseline, agar dapat diukur kinerjanya.
3. Cost control: mengendalikan perubahan dana proyek.

COST ESTIMATING

• Output penting dari tahapan ini adalah estimasi biaya.
• Sangat penting membangun cost management plan yang menggambarkan bagaimana variansi biaya akan dikelola dalam proyek.

Masalah-masalah Utama dalam Estimasi Biaya Proyek IT:

1. Membuat estimasi untuk proyek perangkat lunak yang besar merupakan pekerjaan yang cukup besar, mengingat bahwa estimasi biaya dilakukan pada berbagai level proyek.
2. Banyak orang melakukan estimasi dengan sedikit pengalaman akan pekerjaan yang berkaitan. Solusinya adalah cobalah untuk melakukan berbagai pelatihan dan mentoring.
3. Setiap orang memiliki bias masing-masing akan estimasi. Solusinya berikan pertanyaan-pertanyaan kritis yang meyakinkan bahwa estimasi tidak bias. 
4. Manajemen menginginkan sejumlah tawaran,bukan estimasi sebenarnya. Manajer Proyek harus bisa bernegosiasi dengan sponsor proyek agar dapat membuat estimasi biaya yang realistis.

Project Quality Management (Manajemen Kualitas Proyek)

Pengertian Mutu ( Kualitas )

Mutu (kualitas) dalam kerangka ISO 9000 didefinisikan sebagai “ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu”. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karkter produk yang berhubungan dengan mutu dan kemudian membuat suatu dasar tolok ukur dan cara pengendaliannya.

Definisi ini jelas menekankan pada kepuasan pelanggan atau pemakai produk. Dalam suatu proyek gedung, pelanggan dapat berarti pemberi tugas, penyewa gedung atau masyarakat pemakai. Misalnya dari segi disain, kepuasan dapat diukur dari segi estetika, pemenuhan fungsi, keawetan bahan, keamanan, dan ketepatan waktu. Sedangkan dari segi pelaksanaan, ukurannya adalah pada kerapihan penyelesaian, integritas (sesuai gambar dan spesifikasi) pelaksanaan, tepatnya waktu penyerahan dan biaya, serta bebas cacat.

Dengan kata lain manajemen Mutu adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas. Hal hal yang menyangkut kualitas yang di maksud diatas adalah :

• Produk / pelayanan / proses pelaksanaan.
• Proses management proyek itu sendiri.

Didalam tuntutan zaman , dan dalam era persaingan bebas, kita harus banyak belajar tentang hal hal yang menyangkut proses manajemen dalam lingkungan kerja, terutama tentang pentingnya sistem dan realisasinya dalam proyek di lapangan.

Project Time Management (Manajemen Waktu Proyek)

PROJECT TIME MANAGEMENT

Project Time Management

Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Dan efisien tidak lain mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada. Manajemen waktu bertujuan kepada produktifitas yang berarti rasio output dengan input. Tampak dan dirasakan seperti membuang-buang waktu dengan mengikuti fungsi manajemen dalam mengelola waktu. Merencanakan terlebih dahulu penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan melainkan memberikan pedoman dan arah bahkan pengawasan terhadap waktu.

Manajemen waktu adalah bagian esensi dari setiap aktivitas proyek. Potensi pemborosan dan kegagalan proyek akan semakin besar tanpa manajemen waktu yang optimal.

Activity Definition
mendefinisikan aktifitas project kedalam jadwal pengerjaan project. Berdasarkan kebutuhan di setiap fase projectnya .jadi dalam proses ini kita harus lebih mendetailkan lagi aktifitas-aktifitas apa yang di butuhkan dalam perancangan pengerjaan project . terdapat beberapa fase tahapan pembagian tugas, nah di setiap fase itulah yang harus di perjelas tentang apa saja aktifitas yang harus di lakukan, agar dalam aktifitas pengerjaan proyek ini berjalan dengan efisien .

Activity Sequencing
Menyusun urutan aktivitas pekerjaan dan mendokumentasikannya.Setiap aktifitas harus di menaj sebaik mungkin, dan jangan lupa mendokumentasikannya karena dokumentasi sangat penting dalam pembuatan sebuah project

Activity Resource Estaming
Menghitung setiap tipe sumber daya yang dibutuhkan.Jadi kita harus dapat menganalisis sumber daya apa yang di butuhkan untuk membangaun project agar sesuai dengan yang di inginkan

Activity Duration Estaming

Menghitung waktu yang diperlukan untuk mentelesaikan setiap pekerjaan project yang harus di selesaikan setiap waktu. Harus di lakukan agar supaya waktu pengerjaan sesuai dengan perjanjian waktu project

Schedule Development 

Menganalisis urutan aktuvitas, waktu,kebutuhan sumber saya dengan jadwal pekerjaan project yang dudah di tetapkan.

Schedule Control 

Mengontrol setiap pengubah jadwal project. Harus bertindak cepat dengan menyesuaikan jadwal-jadwal lainya agar tidak terjadi lost time.

Project Scope Management (Manajemen Ruang Lingkup)

Pengertian Project Scope Management

• Scope mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat didalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya.
• Delivarable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras, dokumen perencanaan, atau rapat.
• Project Scope Management mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang tidak termasuk kedalam proyek.

Project Scope Management termasuk suatu proses yang dikembangakn untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk atau tidak yang termasuk dalam suatu proyek. Hal tersebut untuk memastikan tim proyek dan stakeholders memiliki perngertian yang sama mengenai produk apa yang dihasilkan dari proyek dan proses apa saja yang akan digunakan oleh tim proyek untuk menghasilkan produk tersebut, ada lima proses utama yang dikembangkan dalam project scope manajement yaitu :

1. Scope Planning
Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. Ukuran proyek,kompleksitas, kepentingan, dan faktor – faktor lain akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning.
Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.

Konteks Manajemen Proyek dan TI

KONTEKS MANAJEMEN PROYEK DAN TI

Faktor utama berkaitan dengan model :

• Pengenalan kesalahan
• Penghapusan Kesalahan
• Lingkungan

Merupakan faktor probabilistik pada kondisi operasi sepanjang waktu. Model keandalan perangkat lunak umumnya diformulasikan dalam trminologi proses random.

Yang dapat dilakukan model :

• Rata-rata dari jumlah kegagalan yang diperoleh dalam beberapa titik waktu
• Rata-rata jumlah kegagalan dalam interval waktu
• Intensitas kegagalan pada beberapa titik waktu
• Distribusi probabilitas dari interval kegagalan

Karakteristik model yang baik :

• Memberikan prediksi yang baik dari perilaku kegagalan
• Dihitung dengan menggunakan kuantitas
• Sederhana
• Dapat diaplikasikan secara luas
• Berdasar asumsi yang baik

Namun agar perekayasaan keandalan perangkat lunak bermanfaat :

• Kepuasan pelanggan diperoleh lebih tepat
• Perencanaan lebih akurat
• Pengelolaan pengenalan kemampuan baru lebih hati-hati
• Perbaikan proses lebih efektif

Grup Proses Manajemen Proyek dan Integrasi Manajemen Proyek

GRUP PROSES MANAJEMEN

Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan, tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu group proses. Dalam manajemen proyek terdapat 5 grup proses yaitu :

1.      Inisiasi Proyek

Dalam inisiasi proyek dilakukan sebuah pendefinisian proyek.

2.      Perencanaan Proyek

Mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, sesuai dengan batasan yang telah disepakati di dalam inisiasi proyek.

3.      Eksekusi Proyek

Mengintregasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan.

4.      Kontrol Proyek

Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya.

5.      Penutupan/Akhir

Melakukan formalisasi hasil proyek, berupa produk, servis, ataupun hasil khusus dari proyek.

INTEGRASI MANAJEMEN PROYEK

Integrasi Manajemen Proyek adalah proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek dikoordinasikan secara efektif. Integrasi manajemen adalah praktek membuat sesuatu di setiap bagian dari proyek ini adalah terkoordinasi.

Integration manajemen merupakan unsur manajemen proyek yang mengkoordinasikan semua aspek proyek. Proyek integrasi, ketika dilakukan dengan benar, akan menghasilkan segala poses dari proyek berjalan lancar. Integrasi manajemen akan menghasilkan serangkaian tujuan yang menghasilkan. Hasil ini termasuk chart proyek, rencana proyek, dan awal dari pernyataan ruang lingkup proyek. Di bawah ini adalah ringkasan dari apa yang melibatkan manajemen proyek integrasi.

Proses apa saja yang Terlibat dalam Manajemen Proyek Integrasi?

Integrasi manajemen melibatkan tujuh proses. Yang pertama dari proses ini adalah pengembangan piagam proyek. Piagam memulai proyek proyek. Dokumen ini memberi wewenang proyek untuk mendapatkan berlangsung. Proyek charter negara tujuan proyek dan nama manajer proyek. Hal ini biasanya tidak lebih dari satu halaman panjang.

Proses kedua adalah pengembangan ruang lingkup pernyataan awal. Dokumen ini akan ditinjau kembali dalam unsur manajemen lingkup PMBOK. Pernyataan lingkup mendefinisikan apa dan apa yang bukan bagian dari proyek. lingkup laporan Yah-pasti akan menampilkan semua dan hanya bekerja terlibat dengan suatu proyek tertentu.

Pengenalan Manajemen Proyek

Kemajuan dan perkembangan dalam perindustrian telah mendorong untuk melakukan beberapa aspek pengelolaan dan manajemen yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, ekonomis, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam mengelola harapan . Manajemen suatu kegiatan baik investasi kecil maupun besar dalam skala proyek memerlukan suatu metode yang sudah teruji, sumber daya yang berkualitas dan penerapan ilmu pengetahuan yang tepat. Proyek merupakan gabungan seperti sumber daya manusia, material, machine dan modal/biaya dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai tujuan dalam sasaran dan tujuan. Sifat dari suatu proyek adalah bersifat sementara dan dalam kurun waktu yang dibatasi. Suatu proyek biasanya terjadi karena suatu keperluan yang mendesak karena tuntutan pengembangan dari suatu lokasi tertentu.

Definisi Proyek dan Manajemen Proyek

• Proyek adalah usaha/pekerjaan sementara yang dilakukan untuk membuat sebuah produk,servis atau hasil yang unik [Information Technology Project Management, 4th ed, Kathy Schwalbe]

• Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. [Managing Information Technology Projects, Graham McLeod & Derek Smith]